Skip to content
ssc.gov.vn
Kiến thức chứng khoán
Một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (tiếp theo)
03/06/2020

1. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Về cơ bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo các quy định soạn thảo văn bản hành chính tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định 09/2010/NĐ-CP; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg và quy định tại các Thông tư hướng dẫn thực hiện. Về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện cơ bản như thông tư 01/2019/TT-BNV, cụ thể:

- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký;

- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. Thông tin: tên cơ quan ban hành văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Điểm mới tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau:

- Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;

- Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo;

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị;

+ Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

 Như vậy, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản.

Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ được in nghiêng; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ 2 trở đi canh giữa lề trên của văn bản.

 2. Về soạn thảo và ký ban hành văn bản

a) Về soạn thảo văn bản Nghị định quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.

b) Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:

- “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”;

 - “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký”.

Như vậy, Nghị định quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

Về việc ký ban hành văn bản đối với cơ quan khuyết cấp trưởng, quy định này nhằm thống nhất cách hiểu khi đơn vị khuyết cấp trưởng, cấp phó được giao phụ trách, điều hành ký ban hành văn bản. Quy định này đã giải quyết được thực trạng, trong thực tế nhiều cơ quan tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước quy định, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Việc ký thừa ủy quyền theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP, trong thời gian qua còn thực hiện chưa thống nhất. Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký” dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau, có cơ quan, tổ chức hiểu “người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức” là bộ phận tham mưu, đơn vị chức năng thuộc cơ quan tổ chức ban hành văn bản mà không phải các đơn vị sự nghiệp, cơ quan nghiên cứu … trực thuộc. Tại Nghị định này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có thể ủy quyền cho tất cả người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình được ký thừa ủy quyền.

 Việc ký thừa lệnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Thông tư 01 cũng như Nghị định 110/2010/NĐ-CP, Nghị định 09 sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay nhưng thực tế các cơ quan đơn vị thì cấp phó vẫn ký thừa lệnh cấp trưởng. Do đó, việc Nghị định 30 quy định cấp phó được ký thừa lệnh thay cấp trưởng là hết sức phù hợp với thực tiễn ban hành văn bản hành chính.

 Mực ký văn bản: Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy  khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử , người có thẩm quyền thực hiện ký số.

Trước đây Nghị định 110 quy định: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ, dẫn đến có người ký văn bản dùng mực màu đen, màu vàng…

Các tin khác