Skip to content
ssc.gov.vn
Kiến thức chứng khoán
Những điểm mới trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư và ý nghĩa trong tổ chức thực hiện
01/06/2020

 Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày ngày 08/02/2010 sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP nhằm tạo hành lang pháp lý và hoàn thiện hệ thống pháp luật đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là nghị định quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật có hiệu lực từ ngày 05/3/2020. Về cơ bản Nghị định số 30/2020 được xây dựng trên cơ sở kế thừa các quy phạm pháp luật về văn thư hiện hành tại các văn bản; Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn thực hiện; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Để hiểu rõ hơn các quy định và tổ chức thực hiện tốt hơn Nghị định này tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, xin giới thiệu những điểm mới cơ bản và ý nghĩa của những nội dung đó trong việc tổ chức thực hiện,cụ thể như sau:  

1. Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

a) Về phạm vi điều chỉnh: Nghị định này bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.

b) Về đối tượng áp dụng: Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước (bao gồm cả đơn vị vũ trang nhân dân) và doanh nghiệp nhà nước (theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014) (sau đây viết tắt là cơ quan tổ chức).  Khác với Nghị định 110/2004/NĐ-CP, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tổ chức kinh tế nói chung (trừ doanh nghiệp nhà nước) căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp. Việc thu hẹp phạm vi đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo về công tác văn thư theo quy định của pháp luật.

 2. Giải thích từ ngữ

Điểm mới và nổi bật hơn cả trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP là những từ ngữ cơ bản, đặc trưng trong công tác văn thư được khái niệm một cách cụ thể giúp cho lãnh đạo, người làm công tác văn thư hiểu một cách thống nhất trong việc soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức. Theo đó, những khái niệm cơ bản, quan trọng được định nghĩa cụ thể, chi tiết như: Văn bản; Văn bản chuyên ngành; Văn bản hành chính; Văn bản điện tử; Văn bản đi; Văn bản đến; Bản gốc văn bản; Bản chính văn bản giấy; Danh mục hồ sơ; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Trong đó, đặc biệt quan trọng đó là khái niệm về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan tổ chức, theo đó: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện:

- Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua mạng, cải cách hành chính, chủ động thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế.

Khái niệm “Văn bản chuyên ngành” được chỉ rõ nguồn hình thành và quy định thẩm quyền ban hành, khác với Nghị định 110/2004/NĐ-CP đó là: thẩm quyền ban hành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày mà không phải thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Như chúng ta đã biết, chuyên môn, lĩnh vực quản lý chuyên ngành vô cùng phong phú và phức tạp, trong mỗi chuyên ngành lại hình thành rất nhiều các quy trình nghiệp vụ dẫn đến số lượng các văn bản, mẫu biểu trong quản lý chuyên ngành vô cùng lớn và phức tạp, việc thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ khi ban hành các văn bản chuyên ngành nhiều khi chỉ là hình thức. Việc bỏ quy định phải thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ khi ban hành văn bản chuyên ngành vừa tạo tính chủ động cho người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực ban hành văn bản quản lý chuyên ngành vừa giảm bớt thủ tục, chi phí trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

3. Về số lượng văn bản hành chính

Theo Nghị định này, số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.

Việc quy định số lượng, tên loại văn bản hành chính cụ thể giúp chúng ta phân biệt được chính xác giữa văn bản hành chính với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chuyên ngành, từ đó, xác định được phạm vi, hiệu lực của văn bản hành chính trong việc tổ chức thực hiện.

4. Về quản lý văn bản đi

a) Cấp số văn bản:

- Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định;

- Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định;

- Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Với quy định như trên tạo điều kiện chủ động cho các cơ quan tổ chức tạo lập các hệ thống số văn bản đi, trên cơ sở thực tế số loại văn bản và số lượng văn bản ban hành của từng loại văn bản trong hoạt động của đơn vị, điều này giúp cơ quan tổ chức quản lý văn bản tốt hơn, phù hợp với tình hình thực tiễn tại đơn vị và đảm bảo tính công khai minh bạch trong việc quản lý văn bản nói chung.

b) Về lưu văn bản đi điện tử

Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. Điều này đảm bảo an toàn cho việc lưu các văn bản do cơ quan ban hành đề phòng rủi ro an ninh mạng.

c) Về hình thức đính chính văn bản đi

Đối với trường hợp văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành, trước đây, Khoản 7 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Điều này dẫn đến việc mỗi cơ quan đính chính bằng một hình thức văn bản khác nhau như quyết định, thông báo, công văn... Để thống nhất trong ban hành văn bản đính chính, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp trên phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

d) Thứ tư, quy định mới về thu hồi văn bản

Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

5. Về quản lý văn bản đến

Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.

6. Sao văn bản

Điểm mới trong việc sao văn bản tại Nghị định này quy định các loại bản sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, này bao gồm:

a) Hình thức và các bản sao

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức;

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao;

- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Thẩm quyền sao văn bản

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

Quy định mới về sao văn bản, giúp cho người làm văn thư hiểu rõ ràng hơn về việc sao và phương thức thực hiện sao văn bản giữa giấy và điện tử và ngược lại. Việc quy định thẩm quyền sao, ký bản sao, đảm bảo giá trị pháp lý của bản sao khi thực hiện đúng thẩm quyền sao và ký bản sao văn bản và hạn chế sao văn bản không đúng quy định tránh lãng phí.

Các tin khác