1. Trình tự thực hiện

Bước 1:

Tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài đến Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN).

Bước 2:

UBCKNN (Bộ phận một cửa) tiếp nhận và kiểm tra danh mục hồ sơ. Trường hợp danh mục chưa đầy đủ, UBCKNN hướng dẫn bổ sung hồ sơ theo quy định.

Bước 3:

UBCKNN thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của nội dung hồ sơ. Trường hợp nội dung chưa đầy đủ hoặc chưa rõ ràng, UBCKNN yêu cầu tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài bổ sung hoặc giải trình.

Bước 4:

UBCKNN cấp văn bản gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam cho tổ chức kinh doanh chứng khoán.Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, UBCKNN gửi công văn từ chối và nêu rõ lý do.

2. Cách thức thực hiện

- Cách thức nhận hồ sơ: Nộp trực tiếp tại trụ sở UBCKNN; hoặc gửi qua đường bưu điện;

- Cách thức trả kết quả: Trả trực tiếp tại trụ sở UBCKNN; hoặc gửi trả qua đường bưu điện.

3. Thành phần hồ sơ

1) Giấy đề nghị gia hạn giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam do đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ ký;

2) Bản sao hợp lệ Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các tài liệu có giá trị pháp lý tương đương của công ty mẹ;

3) Báo cáo tài chính năm của năm tài chính gần nhất đã kiểm toán tính tới thời điểm nộp hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền của nước nguyên xứ cấp;

4) Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên hoặc Quyết định của Giám đốc điều hành, Giám đốc (Tổng Giám đốc) về việc gia hạn văn phòng đại diện tại Việt Nam;

5) Bản sao hợp lệ tài liệu xác nhận công ty mẹ đáp ứng các điều kiện đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định;

6) Trường hợp có sự thay đổi tại điều lệ công ty mẹ, hoặc trưởng đại diện hoặc trụ sở văn phòng đại diện, bổ sung các tài liệu liên quan sau:

- Đối với thay đổi điều lệ công ty mẹ: bổ sung Bản sao hợp lệ Điều lệ của công ty mẹ (The Articles of Incorporation) hoặc Biên bản thỏa thuận góp vốn (Memorandum for private placement) hoặc biên bản thỏa thuận thành lập (Establishment Contract );

- Đối với thay đổi trưởng đại diện: bổ sung Hồ sơ cá nhân của người dự kiến được bổ nhiệm làm Trưởng đại diện và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam;

+ Quyết định về việc thay đổi Trưởng đại diện tại Việt Nam do đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ ký;

+ Tài liệu chứng minh Trưởng đại diện miễn nhiệm đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, tài chính với Nhà nước Việt Nam;

+ Hồ sơ cá nhân của người dự kiến được bổ nhiệm làm Trưởng đại diện và tài liệu chứng minh Trưởng đại diện mới được bổ nhiệm đủ điều kiện để đảm nhận vị trí Trưởng đại diện tại Việt Nam.

- Đối với thay đổi trụ sở văn phòng đại diện: bổ sung Hợp đồng nguyên tắc về việc thuê trụ sở văn phòng đại diện kèm theo tài liệu xác nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng và cho thuê của bên cho thuê.

Số lượng hồ sơ:

02 bộ, 01 bộ bằng tiếng Việt và 01 bộ gốc bằng tiếng nước nguyên xứ kèm theo tệp thông tin điện tử

* Lưu ý: các tài liệu bằng tiếng nước ngoài được lập theo nguyên tắc sau:

- Tài liệu do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng ra tiếng Việt theo quy định của pháp luật liên quan. Thời điểm hợp pháp hóa lãnh sự không quá sáu (06) tháng trước ngày nộp hồ sơ;

- Tài liệu bằng tiếng nước ngoài khác không do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài cấp, hoặc các tài liệu từ trang thông tin điện tử của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài thì chỉ cần dịch ra tiếng Việt bởi tổ chức có chức năng dịch thuật hoạt động hợp pháp tại Việt Nam; hoặc được dịch ra tiếng Việt bởi các tổ chức khác nhưng được tổ chức có chức năng dịch thuật hoạt động hợp pháp tại Việt Nam xác nhận là đúng, đầy đủ với nội dung tại bản tiếng nước ngoài. Các tài liệu này không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

4. Thời hạn giải quyết

07 ngày kể từ ngày UBCKNN nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

5. Đối tượng thực hiện

Tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài

6. Cơ quan thực hiện

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

7. Kết quả thực hiện

- Văn bản gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài tại Việt Nam; hoặc

- Công văn từ chối, nêu rõ lý do.

8. Phí, lệ phí: Quy định tại Thông tư số 67/2014/TT-BTC ngày 21/05/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

01 triệu đồng/ lần cấp.

9. Tên mẫu đơn, tờ khai: Ban hành kèm theo Thông tư số 91/2013/TT-BTC ngày 28/6/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm:

- Phụ lục số 03: Mẫu Giấy đề nghị gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện/giấy phép thành lập và hoạt động chi nhánh công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam;

- Phụ lục số 02: Mẫu bản cung cấp thông tin.

10. Yêu cầu, điều kiện

- Tối thiểu 30 ngày trước ngày hết hạn của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, công ty mẹ phải làm thủ tục gia hạn.

- Điều kiện tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài được gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

+Tiếp tục duy trì hoạt động hợp pháp theo pháp luật của nước nguyên xứ;

+ Không vi phạm các quy định pháp luật Việt Nam dẫn tới bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

+ Tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài cung cấp dịch vụ quản lý quỹ và tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài thực hiện các nghiệp vụ môi giới chứng khoán, bảo lãnh phát hành chứng khoán được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam nếu đáp ứng các điều kiện sau:

●Đang hoạt động hợp pháp và chịu sự giám sát thường xuyên bởi cơ quan quản lý, giám sát chuyên ngành trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, chứng khoán tại nước nơi tổ chức đó thành lập và hoạt động;

● Đang hoạt động hợp pháp tại nước mà cơ quan quản lý, giám sát chuyên ngành tại nước đó đã ký kết thỏa thuận song phương hoặc đa phương với Ủy ban Chứng khoán Nhà nước về trao đổi thông tin, hợp tác quản lý, thanh tra, giám sát hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán hoặc đang quản lý các quỹ đang đầu tư tại Việt Nam. Thời hạn hoạt động còn lại (nếu có) tối thiểu là 01 năm.

- Trưởng đại diện, nhân viên tại văn phòng đại diện không được đồng thời đảm nhiệm các vị trí sau:

+ Người đứng đầu chi nhánh của công ty mẹ, Trưởng đại diện, nhân viên của văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức nước ngoài khác tại Việt Nam;

+ Người đại diện theo pháp luật, Giám đốc (Tổng Giám đốc), Phó Giám đốc (Phó Tổng Giám đốc) hoặc nhân viên làm việc cho doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam;

+ Người đại diện theo pháp luật, thành viên hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, Giám đốc (Tổng Giám đốc), Phó Giám đốc (Phó Tổng Giám đốc) của công ty mẹ hoặc cá nhân khác làm việc cho công ty mẹ có quyền thay mặt công ty mẹ ký kết các hợp đồng kinh tế, giao dịch tài sản không cần ủy quyền bằng văn bản của công ty mẹ.

11. Căn cứ pháp lý

- Thông tư số 91/2013/TT-BTC ngày 28/06/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn đăng ký thành lập, tổ chức và hoạt động văn phòng đại diện tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài, chi nhánh công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam;

- Thông tư số 67/2014/TT-BTC ngày 21/05/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực chứng khoán áp dụng tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.